Особенности выбора и внедрения СЭД
h2>Основные особенности внедрения СЭД
В свою очередь, при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:
- в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;
- слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;
- СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);
- наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия ("сопротивление изменениям"), нередко вызванного нежеланием какой-либо "прозрачности" своей деятельности;
- отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.
Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый "фактор первого лица"). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).
Проблему "сопротивления изменениям" можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучения сотрудников работе с электронной почтой и intranet -сетью, организации электронного архива и др.) и проведения необходимой разъяснительной работы.
В ходе внедрения СЭД обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.
Масштабное внедрение СЭД обязательно должно предваряться пилотным проектом, в ходе выполнения которого выясняются основные проблемы, которые могут встретиться непосредственно при внедрении. Главная задача пилотного проекта заключается в определении того, есть или нет (или предполагается) ощутимый эффект от внедрения СЭД. В случае успеха пилотного проекта (так называемого "пилота") принимается окончательное решение о внедрении СЭД, разрабатывается реальный проект внедрения вместе с полным планом внедрения. Обычно стоимость пилотного проекта достигает 10% от стоимости реального проекта.
Как правило, внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:
- Тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;
- Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;
- Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД.
- Выполнение пилотного проекта;
- Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения СЭД;
- Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;
- Поставка и инсталляция СЭД;
- Адаптация и настройка СЭД;
- Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;
- Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;
- Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;
- Разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации.
- Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;
- Сопровождение CЭД.
